Vorstandswechsel im Verein: So gelingt die Übergabe ohne Chaos

Die Jahreshauptversammlung ist durch, der neue Vorstand ist gewählt, und jetzt? Jetzt beginnt der Teil, der in keiner Satzung steht: die eigentliche Übergabe. In vielen Vereinen läuft das ungefähr so ab. Der alte Kassenwart drückt dem neuen einen USB-Stick in die Hand, sagt “Da ist alles drauf”, und drei Wochen später sucht der neue Vorstand verzweifelt das Online-Banking-Passwort.

Damit dir das erspart bleibt, hier eine praktische Checkliste mit 10 Schritten. Geschrieben für ganz normale Vereinsvorstände, ohne Juristendeutsch, dafür mit den Punkten, die in der Praxis wirklich nerven, wenn sie vergessen werden.

Wer übergibt was: Die rechtlichen Pflichten zuerst

Bevor du dich um Schlüssel und Passwörter kümmerst, gibt es ein paar Dinge, die wirklich dringend sind. Sonst ist der Verein nach außen nicht mehr handlungsfähig.

1. Eintragung beim Vereinsregister (Amtsgericht). Sobald sich der Vorstand ändert, muss das beim zuständigen Amtsgericht angemeldet werden. Das macht ein Notar (die Unterschriften müssen beglaubigt sein). Plant für die Beglaubigung ein paar Euro pro Unterschrift ein, die Höhe steht in der Notarkostentabelle und ist je nach Aufwand unterschiedlich. Plant außerdem Zeit ein, denn ohne aktualisierte Eintragung kann es passieren, dass die Bank den neuen Vorstand nicht akzeptiert. Tipp: Sobald die neue Eintragung im Vereinsregister steht, beantragt einen aktuellen Vereinsregisterauszug beim Amtsgericht (kostet eine kleine Gebühr). Den braucht ihr für die Bank, manchmal auch für Versicherungen und Behörden.

2. Protokoll der Mitgliederversammlung. Klingt banal, ist aber das wichtigste Dokument für die nächsten Wochen. Banken, Notar, Amtsgericht, alle wollen das sehen. Sauber unterschrieben, mit Datum, Tagesordnung und Wahlergebnissen.

3. Bankvollmacht ändern. Geht erst, wenn der neue Vorstand im Vereinsregister eingetragen ist. Die alten Zugänge werden gesperrt, neue Karten und Online-Banking-Zugänge ausgestellt. Plant ein, dass das ein paar Wochen dauern kann. In der Zwischenzeit sollte der alte Vorstand noch unterschriftsberechtigt bleiben, sonst zahlt niemand die Stromrechnung.

Bankvollmacht, Verträge, Versicherungen: Wo der Verein sichtbar wird

4. Versicherungen prüfen und ummelden. Vereinshaftpflicht, Veranstalterhaftpflicht, manchmal eine D&O-Versicherung. D&O steht für Directors and Officers und schützt den Vorstand persönlich vor Haftungsforderungen, falls bei Vorstandsentscheidungen ein Schaden entsteht. Nicht jeder kleine Verein braucht das, aber wer Veranstaltungen mit größeren Summen verantwortet, sollte zumindest darüber gesprochen haben. Ruft beim Versicherungsmakler an, sagt Bescheid, dass der Vorstand gewechselt hat, und lasst euch die Policen aktualisieren. Wichtig: Auch die Bankverbindung für die Beitragsabbuchung anpassen, falls die sich geändert hat.

5. GEMA, Verwertungsgesellschaften, Verbände. Wenn ihr Veranstaltungen mit Musik macht, ist die GEMA-Anmeldung an den Verein gebunden, aber der Ansprechpartner ändert sich. Dasselbe gilt für den Landessportbund, den Dachverband, die Stadt (falls ihr eine Vereinsförderung bekommt). Ein Anruf oder eine Mail reicht meistens. Aber bitte aktiv machen, nicht warten, bis ein Bescheid an den falschen Namen kommt.

6. Finanzamt und Freistellungsbescheid. Wenn euer Verein gemeinnützig ist, läuft beim Finanzamt eine Akte. Die wollen wissen, wer der neue Vorstand ist. Meistens reicht eine formlose Mitteilung mit dem aktuellen Vereinsregisterauszug. Der Freistellungsbescheid läuft übrigens nicht aus, sondern wird in der Regel alle drei Jahre auf Basis eurer Steuererklärung neu erteilt. Notiert euch einfach im Vereinskalender, wann ihr das nächste Mal die Steuererklärung abgeben müsst, damit die Gemeinnützigkeit ohne Lücke fortgeführt wird.

Daten, Passwörter und alles, was im Alltag wirklich gebraucht wird

Jetzt kommt der Teil, an dem Übergaben in der Praxis fast immer scheitern. Nicht weil etwas Großes vergessen wird, sondern weil die kleinen Sachen verstreut sind.

7. Mitgliederliste und Beitragsdaten. Wo liegt die aktuelle Mitgliederliste? Ist das eine Excel-Datei auf dem Laptop vom alten Schriftführer, oder gibt es eine zentrale Vereinssoftware? Wer kann SEPA-Lastschriften auslösen? Wann werden Beiträge eingezogen? Diese Fragen gehören schriftlich beantwortet, nicht mit “Das mache ich seit zehn Jahren so”.

8. Passwörter und Online-Zugänge. Online-Banking, E-Mail-Postfach des Vereins, Webseite, Social-Media-Konten, Cloud-Speicher mit Fotos und Protokollen, Vereinssoftware, Vereinsregisterportal, eventuell Buchhaltungssoftware. Bitte nicht in einer Excel-Datei sammeln und per WhatsApp schicken. Ein gemeinsamer Passwortmanager (zum Beispiel Bitwarden oder 1Password) ist ideal, aber wenn der Schritt zu groß ist: Auch eine handschriftliche Liste in einem verschlossenen Ordner im Vereinsheim ist besser als verteilte Passwörter im Kopf einzelner Personen. Wichtig ist nur, dass die Liste tatsächlich aktuell gehalten wird. Was ist, wenn der alte Kassenwart die Passwörter selbst nicht mehr genau weiß? Dann setzt sie systematisch zurück: über die “Passwort vergessen”-Funktion bei den jeweiligen Diensten, mit der Vereins-E-Mail-Adresse als Anker. Anschließend alles im neuen Tresor sauber dokumentieren.

9. Schlüssel, Verträge, Ordner. Schlüssel zum Vereinsheim, zur Geschäftsstelle, zum Lager. Mietvertrag mit der Gemeinde, Pachtvertrag, Sponsorenverträge. Der gute alte Aktenordner. Macht eine Liste, was übergeben wird, und lasst sie von beiden Seiten unterschreiben. Klingt bürokratisch, ist aber Gold wert, wenn in zwei Jahren jemand fragt “Wo ist eigentlich der Schlüssel zum Geräteraum?”.

10. Wissen, das nirgendwo aufgeschrieben ist. Welcher Sponsor ruft jedes Jahr im November an? Wer kümmert sich um den Rasenmäher? Wann ist die Bestellfrist für die Trikots? Plant einen ruhigen Übergabetermin von zwei, drei Stunden ein, am besten mit Kaffee und Kuchen, und schreibt gemeinsam mit, was euch einfällt. Dieses “Vereinsgedächtnis” geht am leichtesten verloren und ist am schwersten wiederzubeschaffen.

Ein letzter Tipp: Macht es zur Routine

Die meisten Übergabeprobleme entstehen nicht, weil der scheidende Vorstand nichts erzählen will. Sie entstehen, weil die Informationen über Jahre an unterschiedlichen Orten gewachsen sind. Mitgliederliste hier, Buchhaltung dort, Passwörter im Kopf vom Kassenwart, Verträge im Aktenschrank im Vereinsheim.

Wenn ihr jetzt eh gerade alles zusammensucht, ist ein guter Moment, einmal aufzuräumen. Legt fest, wo welche Information ab heute liegt, und führt das gemeinsam weiter. Dann ist die nächste Übergabe in zwei oder vier Jahren kein Drama mehr, sondern ein Vormittag mit einer Checkliste.

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