GEMA Verein Sommerfest anmelden: Was Vorstände vor der Veranstaltung erledigen müssen

Das Wetter wird besser, der Termin fürs Sommerfest steht, die Helferliste füllt sich, die Würstchen sind bestellt. Dann fragt jemand im Vorstand: “Habt ihr eigentlich die GEMA angemeldet?” Stille. Genau diese Stille kennen wir aus ziemlich vielen Vereinen, mit denen wir reden.

Die gute Nachricht: Die GEMA-Anmeldung fürs Sommerfest ist kein Hexenwerk. Die schlechte: Wenn du sie vergisst, wird es teurer als nötig. Dieser Beitrag erklärt, was du als Vorstand vor dem Fest erledigen musst, welcher Tarif für welche Art von Musik gilt und worauf du achten solltest, damit nach dem Fest keine böse Überraschung im Briefkasten liegt.

Warum überhaupt GEMA, und wann genau?

Sobald auf eurem Sommerfest Musik läuft, die nicht eigens für euch komponiert wurde (und das ist praktisch immer der Fall), nutzt ihr urheberrechtlich geschützte Werke. Die GEMA verwaltet diese Rechte für die Komponistinnen und Texter. Egal ob die Vereinsband Coverversionen spielt, ein DJ auflegt, ein Lautsprecher Radiomusik beschallt oder Spotify über die Boxen läuft: Ihr seid als Verein verpflichtet, die Veranstaltung vorher anzumelden.

“Vorher” heißt: vor dem Tag der Veranstaltung. Die GEMA verlangt formal eine Anmeldung spätestens drei Werktage vor dem Termin. Realistisch solltest du zwei Wochen vorher dran sein, schon allein, damit ihr nicht in Hektik kommt, falls Rückfragen kommen oder ihr Angaben nachreichen müsst.

Wenn ihr die Anmeldung vergesst und die GEMA das später mitbekommt (zum Beispiel durch eine Anzeige in der Lokalzeitung, einen Social-Media-Post oder eine Plakatierung), kommt eine Nachmeldung. Die kostet euch einen erhöhten Tarif und damit deutlich mehr als die fristgerechte Anmeldung.

So meldest du das Sommerfest beim GEMA-Online-Portal an

Die Anmeldung läuft heute komplett digital über das GEMA-Portal unter gema.de. Wenn euer Verein noch kein Konto hat, legst du eines an. Das machst du einmal, danach könnt ihr jede Veranstaltung über dasselbe Konto melden.

Für die eigentliche Anmeldung brauchst du folgende Angaben griffbereit:

• Datum und Uhrzeit der Veranstaltung (von wann bis wann)
• genauer Ort (Vereinsheim, Sportplatz, gemietete Halle)
• voraussichtliche Besucherzahl (ehrliche Schätzung, nicht zu niedrig ansetzen)
• Eintritt ja oder nein, und falls ja, wie hoch
• Art der Musiknutzung: Live-Band, DJ, Tonkonserve (also Musik vom Band oder Stream), oder reine Hintergrundmusik

Anhand dieser Angaben ordnet die GEMA den passenden Tarif zu. Du musst den Tarif nicht selbst auswählen, aber es hilft zu wissen, was kommt.

Der Tarif M-V gilt für Musik im Vereinsleben, also Hintergrundmusik bei vereinsinternen Veranstaltungen ohne öffentlichen Charakter. Der Tarif U-V greift bei Vereinsveranstaltungen mit Eintritt, also dem klassischen Sommerfest, das auch für Gäste außerhalb des Vereins offen ist. U-K ist für Konzerte gedacht, bei denen die Musik der Hauptzweck ist. Und U-T kommt zum Einsatz, wenn ihr eine Tanzveranstaltung macht, also Diskoabend oder Tanzfest mit DJ.

Beim Sommerfest mit Bratwurst, Bier, Tombola und Musik im Hintergrund landet ihr in der Regel bei U-V. Wenn ihr eine Coverband auftreten lasst, die der Hauptgrund fürs Kommen ist, kann es U-K sein. Wenn ihr abends die Tanzfläche freigebt und der DJ bis Mitternacht auflegt, fließt das in U-T mit ein. Das System klingt im ersten Moment kompliziert, aber das Online-Portal führt dich durch die Fragen.

Pauschalverträge, GVL und was Vorstände sonst noch beachten sollten

Viele Vereine wissen nicht, dass ihr Dachverband eventuell einen Pauschalvertrag mit der GEMA hat. Es gibt Pauschalverträge zum Beispiel über Landessportbünde (LSB) und den Bund Deutscher Blasmusikverbände (BDB). Wenn euer Verband so einen Vertrag hat, sind bestimmte Musiknutzungen darüber bereits abgedeckt, und ihr zahlt nicht doppelt.

Aber Achtung: Die meisten Pauschalverträge decken nur den vereinsinternen Bereich ab, also Proben, interne Veranstaltungen, vielleicht Mitgliederversammlungen. Ein öffentliches Sommerfest mit Eintritt fällt in den allermeisten Fällen nicht unter den Pauschalvertrag. Frag im Zweifel kurz bei eurem Landesverband nach, bevor ihr die Anmeldung ausfüllt. Eine kurze E-Mail an die Geschäftsstelle reicht meistens.

Ein zweites Thema, über das viele stolpern: die GVL. Die GVL vertritt ausübende Künstler und Tonträgerhersteller, also genau die, deren Aufnahme ihr abspielt. Wenn ihr Musik vom Band oder per Stream nutzt, fällt zusätzlich eine GVL-Vergütung an. Bei vielen GEMA-Tarifen ist die GVL bereits mit abgerechnet, sodass ihr nichts Zusätzliches tun müsst. Trotzdem solltest du das in der Anmeldebestätigung kurz prüfen.

Was kannst du noch konkret tun, um den Stress klein zu halten? Drei Dinge helfen:

1. Trag den Anmeldetermin schon bei der Festplanung in den Vereinskalender ein, nicht erst eine Woche vorher.
2. Hinterleg im Vorstand klar, wer für die GEMA-Anmeldung zuständig ist. Wenn alle denken, jemand anders macht es, macht es am Ende keiner.
3. Bewahre die Anmeldebestätigung und die spätere Rechnung mindestens zehn Jahre auf. Das gilt steuerlich sowieso, und falls es später Rückfragen gibt, hast du alles griffbereit.

Genau bei diesen wiederkehrenden Vorstandsaufgaben setzt Klupo an. Statt dass GEMA, Helferplan, Genehmigung beim Ordnungsamt und Versicherungsmeldung über fünf WhatsApp-Gruppen, drei Zettel und einen Notizblock verteilt sind, landet alles zentral im Vereinskalender mit Erinnerungen und Zuständigkeiten. Klupo ist gerade in der Warteliste. Wer beim Start dabei sein will, kann sich unter klupo.de eintragen.

Am Ende ist die GEMA-Anmeldung eine dieser Aufgaben, die zwanzig Minuten kostet und viel Ärger erspart. Macht euch einen Kaffee, setzt euch hin, klickt euch durch das Portal, und dann zurück zur Planung der wirklich wichtigen Dinge: Wer holt die Brötchen, und wer baut die Biertischgarnituren auf.