Ehrenamtspauschale im Verein abrechnen 2026: Was Vorstände jetzt beachten müssen

Die Jahreshauptversammlung ist durch, die Kassenprüfung ebenfalls, und auf deinem Schreibtisch liegt der Stapel mit den Auszahlungen. Übungsleiter, Platzwart, vielleicht zwei Vorstandsmitglieder warten auf ihre Pauschale fürs vergangene Jahr. Welcher Betrag, welcher Paragraf, welche Unterlagen?

Mitte Mai ist genau der Moment, in dem das in vielen Vereinen schiefläuft. Die Regeln rund um Ehrenamts- und Übungsleiterpauschale wirken einfacher, als sie sind. Dieser Beitrag zeigt, was du wissen musst, damit die Abrechnung sauber und steuerlich unproblematisch wird.

Ehrenamts- oder Übungsleiterpauschale: Was passt zu welcher Tätigkeit?

Zuerst die wichtigste Unterscheidung, weil hier die meisten Fehler passieren. Es gibt zwei Pauschalen, und sie sind nicht austauschbar.

Die Übungsleiterpauschale (§ 3 Nr. 26 EStG) liegt bei 3.000 Euro pro Jahr, steuer- und sozialversicherungsfrei. Sie gilt nur für pädagogisch, ausbildend, betreuend oder pflegerisch ausgerichtete Tätigkeiten. Typische Fälle sind lizenzierte Trainerinnen, Chorleiter, Jugendwartinnen oder Schiedsrichter im aktiven Spielbetrieb. Wer also mit Menschen arbeitet und sie anleitet, fällt in diese Kategorie.

Die Ehrenamtspauschale (§ 3 Nr. 26a EStG) liegt bei 840 Euro pro Jahr, ebenfalls steuer- und sozialversicherungsfrei. Sie ist für alle anderen ehrenamtlichen Tätigkeiten gedacht: Platzwart, Schriftführerin, Kassenwart, Webseiten-Beauftragter, Festausschuss. Tätigkeiten, die ein Verein braucht, die aber nicht unter die engere Definition der Übungsleitertätigkeit fallen.

Eine Person kann grundsätzlich beide Pauschalen nebeneinander beziehen, aber nur für zwei klar getrennte Tätigkeiten. Wer als Trainerin die Jugend trainiert und gleichzeitig im Vorstand sitzt, kann beide Beträge erhalten, sofern die Satzung den Vorstandsbezug hergibt. Wer dieselbe Tätigkeit zweimal abrechnet, bekommt Probleme bei der Kassenprüfung oder vom Finanzamt.

Vorstand und Ehrenamtspauschale: Der Satzungs-Stolperstein

Hier müssen Vereine nach der JHV besonders aufpassen, wenn ein neuer Vorstand gewählt wurde und die Frage nach einer Aufwandsentschädigung aufkommt.

Ein Vorstandsamt ist nach Gesetz grundsätzlich unentgeltlich. Wenn du als Vorstandsmitglied eine Ehrenamtspauschale erhalten möchtest, muss die Satzung das ausdrücklich erlauben. Ohne entsprechende Klausel ist die Auszahlung an den Vorstand problematisch und kann die Gemeinnützigkeit gefährden.

Praktisch heißt das: Schau in eure Satzung. Steht dort sinngemäß “Mitglieder des Vorstandes können für ihre Vorstandstätigkeit eine Aufwandsentschädigung im Rahmen der gesetzlichen Möglichkeiten erhalten”, ist der Weg frei. Wenn nicht, gibt es zwei Optionen: Satzungsänderung in der nächsten Mitgliederversammlung, oder der Vorstand verzichtet auf die Pauschale und bekommt nur tatsächliche Auslagen gegen Beleg erstattet.

Die Satzungsklausel allein reicht nicht. Es braucht zusätzlich einen Beschluss, der die konkrete Höhe und die berechtigten Personen festlegt. Üblicherweise fasst den die Mitgliederversammlung oder, je nach Satzung, der Gesamtvorstand. Halte diesen Beschluss im Protokoll fest, sonst fehlt später der Nachweis.

Saubere Dokumentation: Was du wirklich brauchst

Steuerfrei heißt nicht dokumentationsfrei. Bei einer Betriebsprüfung oder Anfrage vom Finanzamt willst du zeigen können, wer was warum bekommen hat.

Für jede ausgezahlte Pauschale solltest du folgendes vorliegen haben:

• Eine schriftliche Vereinbarung zwischen Verein und ehrenamtlich tätiger Person mit Tätigkeit, Zeitraum, Höhe der Pauschale und Hinweis auf die gesetzliche Grundlage (§ 3 Nr. 26 oder 26a EStG).
• Eine Erklärung der empfangenden Person, dass sie die Pauschale nicht bereits anderweitig in voller Höhe ausgeschöpft hat. Die Jahresbeträge verdoppeln sich nicht, wenn jemand bei mehreren Vereinen tätig ist.
• Den Zahlungsbeleg, idealerweise per Überweisung statt Barauszahlung.
• Bei Vorstandsmitgliedern: Verweis auf die Satzungsklausel und den entsprechenden Beschluss.

Lege diese Unterlagen pro Person und Jahr in einem klaren Ordnersystem ab, digital oder physisch. Bei der nächsten Kassenprüfung willst du nicht erst suchen müssen, wer was bekommen hat.

Die Auszahlung selbst muss nicht in einem Betrag erfolgen. Monatlich, quartalsweise oder jährlich, alles ist möglich. Wichtig ist, dass der Jahresbetrag nicht überschritten wird und die Tätigkeit im Abrechnungszeitraum tatsächlich stattgefunden hat. Vorauszahlungen für noch nicht erbrachte Tätigkeiten sind nicht zulässig, weil die Steuerfreiheit an die tatsächlich geleistete Tätigkeit gebunden ist.

Was, wenn der Betrag überschritten wird?

Manche Trainerinnen engagieren sich so stark, dass 3.000 Euro Übungsleiterpauschale nicht alles abdecken. Oder ein Vorstandsmitglied bekommt zusätzlich zur Pauschale eine echte Vergütung. Was über den Pauschalbetrag hinausgeht, ist regulär steuer- und sozialversicherungspflichtig. Hier wird es schnell kompliziert, vor allem an den Grenzen zur geringfügigen Beschäftigung oder zum Minijob.

Sobald du in diese Region kommst, hol dir Unterstützung von einem Steuerberater, der sich mit Vereinsrecht auskennt. Im Zweifel Steuerberater fragen, das gilt auch für Pauschalen an Familienangehörige, Sachzuwendungen oder Vereine mit wirtschaftlichem Geschäftsbetrieb.

Den Überblick behalten, ohne Excel-Wahnsinn

Der größte Stressfaktor ist meistens nicht das Recht, sondern das Drumherum. Welche Pauschale hat welche Person letztes Jahr bekommen, liegt die Vereinbarung noch vor, ist der Beschluss aus der JHV protokolliert? Wer das in einer Excel-Tabelle und drei Aktenordnern pflegt, verliert irgendwann die Lust am Ehrenamt.

Bei Klupo bauen wir genau dafür eine Lösung: eine Plattform, die deinem Verein hilft, Mitglieder, Ämter, Pauschalen und Dokumente an einer Stelle zu verwalten, ohne dass du IT-Profi sein musst. Wenn du Klarheit in deine Pauschalen-Abrechnung bringen willst und unsere Entwicklung mitgestalten möchtest, trag dich auf unsere Warteliste ein.

Bis dahin: Pack die Abrechnung mit ruhiger Hand an. Mit klarer Zuordnung, sauberer Doku und einem Blick in die Satzung ist das halb so wild, wie es im Mai-Stress wirkt.